Receptionsportalen

Receptionsportalen är vad ditt receptionsteam använder. Det är en annan webbplats än din instrumentpanel, med en annorlunda väg in och mycket mindre yta: biljetter och QR-utskrift, inget annat. De ser aldrig din inloggning, dina inställningar eller din fakturering.

Personalen kan se hotellets önskemål, Starta en och markera den Klar med en kommentar, skriva ut QR-koder och ändra sitt eget språk och aviseringsinställningar. Personalen kan inte ändra någon hotellinställning, se någon annan hotell, se din plan eller fakturering, lägga till eller arkivera rum, hantera andra personalenheter eller avbryta, öppna igen eller omtilldela en begäran.

Enheten är identiteten#

Personalen har inga konton. Det finns ingen e-postadress till personalen, inget lösenord och ingen kod att komma ihåg efter den första dag. Enheten registreras en gång, och efter det är den helt enkelt en receptionsenhet tills du kopplar bort den. Så det man ska vara försiktig med är enheten, inte personen: en surfplatta som är fastskruvad på skrivbordet är helt rätt, och en personalens personliga telefon fungerar men bör kopplas bort sista dagen.

Registrera en enhet#

Öppna ett hotell och välj Personaltillgång. Varje medlem i receptionen får sin egen tillgång, och varje åtkomst kan vara används av upp till tre enheter.

Lägg till medarbetaren med deras namn och telefonnummer – e-post är valfritt – och ställ in när åtkomsten ska upphöra. Registrera dem sedan på ett av två sätt. Personligen, visa QR-koden: de riktar sin telefonkamera mot din trycker du på länken så är de anslutna. Fjärr, skicka länken: de öppnar den, ser en hälsning med din hotellets namn och ombeds ange en 4-siffrig åtkomstkod.

Skicka länken och koden separat. Ett enda WhatsApp-meddelande som innehåller båda är en fungerande receptionsinloggning sitter i en gruppchatt för alltid. Länka med en kanal, kod med en annan — säg koden högt i telefonen.

Fem fel försök och koden slutar fungera. Skapa en ny tillgång istället för att gissa igen.

Se vem som är ansluten#

Varje åtkomst visar namn och telefonnummer, när det löper ut, en grön prick om en enhet har öppnat länken och

grå om den inte har det, och ett antal som Anslutna anställda · 2 av 3. Den grå pricken är den användbara: en grå prick en dag efter att du skickade länken betyder att meddelandet aldrig kom, eller gick till en telefon som personen inte läser.

Kopplar bort#

Varje åtkomst har en Koppla från-knapp. Enheten slutar arbeta på nästa åtgärd och hamnar på en återvändsgränd:

Du är utloggad

Öppna länken som din chef skickade till dig för att ansluta igen. Om du inte har den längre, be dem om en ny.

Det finns ingen väg tillbaka utan en ny inbjudan. Om du kopplar från stoppas även enhetens aviseringar.

Koppla från den sista dagen, inte nästa månad. Enheten är identiteten, så en okopplad telefon är en ej återlämnad nyckel.

Det finns också en huvudströmbrytare — Receptionsportal · Stäng av detta för att blockera alla personalenheter samtidigt. Använd den om en delad surfplatta försvinner, eller under en överlämning. Den blockerar varje enhet utan att radera någonting och byta den återställer dem.

Vad din personal ser#

Fem filter längst upp: Alla, Mottagna, Pågående, Brådskande, Klar. Det finns ingen tilldelning, så Alla är standardvyn.

Varje kort visar referensen, typen, rummet eller ett streck, gästens anteckning eller "Ingen anteckning", ett brådskande märke där det gäller, alla foton och tiderna i varje steg. Det finns inget gästnamn, e-post eller telefonnummer, eftersom inget är det samlas in.

Start visas på en förfrågan som ingen har plockat upp och stoppar klockan för första svar. När du har börjat, Lägg till kommentar registrerar allt som skrivits med den anställdes namn och datum och tid. Klart öppnar ett fönster för Stängande kommentar, och Markera som klar förblir inaktiverad tills något skrivs in – påtvingas på servern, så en snabb tryckning kan inte hoppa över det.

Inget annat: ingen avbrytning, ingen återöppning, ingen omtilldelning och en kommentar när den väl har lagts till kan inte redigeras eller raderas. Se Inkorgen.

Portalens tredje flik innehåller vad en anställd kan ändra – deras språk, aviseringar för den enheten och Logga ut, vilket kopplar bort enheten och behöver en ny inbjudan för att ångra.

Vad ska du berätta för ditt team#

Tryck på Start när du hämtar den, inte när du är klar. Ett team som bara trycker på Klar gör varje förfrågan ser ut som om det ignorerades i en timme och sedan löstes omedelbart.

Skriv kommentaren till den som läser nästa vecka. "Byta batterier i kassaskåpet, rum 214" kostar fem

sekunder och svarar på en fråga som någon annars kommer att ställa till dig.

Markera Brådskande när du går förbi skärmen. Det är de där tidsfristen är tillräckligt kort för att en meddelande kan komma efter att ögonblicket har passerat.

Var den ska köras#

Vad som helst med en webbläsare. En billig surfplatta på stativ i receptionen är det vanliga svaret, hålls vaken och inloggad. Om ditt team är på fötter, deras egna telefoner fungerar bättre. Lägg till den på startskärmen för att få aviseringar - se Inkorgen.