Le portail de la réception

Le portail de la réception est celui qu'utilise votre équipe d'accueil. Il s'agit d'un site différent de votre tableau de bord, avec un Entrée différente et surface beaucoup plus réduite : billets et impression QR, rien d'autre. Ils ne voient jamais votre identifiant, vos paramètres ou votre facturation.

Le personnel peut voir les demandes de l'hôtel, en démarrer une et la marquer Terminé avec un commentaire, imprimer les codes QR et modifier leur propre langue et leurs paramètres de notification. Le personnel ne peut pas modifier les paramètres de l'hôtel, voir les autres hôtel, consultez votre forfait ou votre facturation, ajoutez ou archivez des chambres, gérez les appareils d'autres membres du personnel, ou annulez, rouvrez ou réattribuez un demande.

L'appareil est l'identité#

Le personnel n'a pas de compte. Il n'y a pas d'adresse e-mail du personnel, pas de mot de passe et pas de code à retenir après le premier jour. L'appareil est inscrit une seule fois, puis il s'agit simplement d'un appareil de réception jusqu'à ce que vous le déconnectiez. Donc ce à quoi il faut faire attention, c'est l'appareil, pas la personne : une tablette boulonnée au bureau est tout à fait adaptée, et un le téléphone personnel d'un membre du personnel fonctionne mais doit être déconnecté le dernier jour.

Inscrire un appareil#

Ouvrez un hôtel et choisissez Accès du personnel. Chaque membre de l'accueil dispose de son propre accès, et chaque accès peut être utilisé par jusqu'à trois appareils.

Ajoutez l'employé avec son nom et son numéro de téléphone (l'adresse e-mail est facultative) et définissez le moment où l'accès doit être effectué. expirer. Inscrivez-les ensuite de deux manières. En personne, montrez le code QR : ils pointent l'appareil photo de leur téléphone vers vous écran, appuyez sur le lien et ils sont connectés. À distance, envoyez le lien : ils l'ouvrent, voient un message d'accueil avec votre le nom de l'hôtel et un code d'accès à 4 chiffres est demandé.

Envoyez le lien et le code séparément. Un seul message WhatsApp contenant les deux constitue une connexion à la réception fonctionnelle. assis dans une discussion de groupe pour toujours. Reliez par un canal, codez par un autre – prononcez le code à voix haute au téléphone.

Cinq mauvaises tentatives et le code ne fonctionne plus. Créez un nouvel accès plutôt que de deviner à nouveau.

Voir qui est connecté#

Chaque accès affiche le nom et le numéro de téléphone, à son expiration, un point vert si un appareil a ouvert le lien et gris si ce n'est pas le cas, et un nombre tel que Employés connectés · 2 sur 3. Le point gris est celui qui est utile : un point gris un jour après avoir envoyé le lien signifie que le message n'est jamais arrivé ou est allé sur un téléphone que la personne ne lit pas.

Déconnexion#

Chaque accès dispose d'un bouton Déconnecter. L'appareil cesse de fonctionner lors de sa prochaine action et atterrit dans une impasse :

Vous êtes déconnecté

Ouvrez le lien que votre manager vous a envoyé pour vous reconnecter. Si vous ne l'avez plus, demandez-leur un nouveau.

Il n’y a pas de retour sans une nouvelle invitation. La déconnexion arrête également les notifications de cet appareil.

Déconnectez-vous le dernier jour, pas le mois prochain. L'appareil est l'identité, donc un téléphone non déconnecté est un clé non restituée.

Il existe également un interrupteur principal : Portail de la réception · Désactivez-le pour bloquer tous les appareils du personnel à la fois. Utilisez-le si une tablette partagée disparaît ou lors d'un transfert. Il bloque tous les appareils sans rien supprimer et sans basculer il les restaure.

Ce que voient vos collaborateurs#

Cinq filtres en haut : Tous, Reçu, En cours, Urgent, Terminé. Il n'y a pas d'affectation, donc Tous est la vue par défaut.

Chaque fiche comporte la référence, le type, la chambre ou un tiret, la note du client ou "Pas de note", un badge urgent où cela s'applique, aux éventuelles photos, et aux horaires de chaque étape. Il n'y a pas de nom d'invité, d'e-mail ou de numéro de téléphone, car aucun n'est collectés.

Démarrer apparaît sur une demande que personne n'a répondu et arrête le chronomètre de première réponse. Une fois démarré, Ajouter un commentaire enregistre tout ce qui est tapé avec le nom de l'employé ainsi que la date et l'heure. Terminé ouvre une fenêtre Commentaire de clôture, et Marquer comme terminé reste désactivé jusqu'à ce que quelque chose soit tapé - appliqué sur le serveur, donc un appui rapide ne peut pas être ignoré il.

Rien d'autre : pas d'annulation, pas de réouverture, pas de réaffectation, et un commentaire une fois ajouté ne peut pas être modifié ou supprimé. Voir La boîte de réception.

Le troisième onglet du portail contient ce qu'un membre du personnel peut modifier : sa langue, les notifications pour cet appareil et Déconnexion, ce qui déconnecte l'appareil et nécessite une nouvelle invitation pour l'annuler.

Que dire à votre équipe#

Appuyez sur Démarrer lorsque vous le récupérez, pas lorsque vous avez terminé. Une équipe qui n'appuie que sur Terminé fait toutes les demandes on dirait qu'il a été ignoré pendant une heure, puis résolu instantanément.

Écrivez le commentaire pour la personne qui le lira la semaine prochaine. "Piles remplacées dans le coffre-fort, chambre 214" coûte cinq secondes et répond à une question que quelqu'un vous poserait autrement.

Cochez Urgent lorsque vous passez devant l'écran. Ce sont ceux où le délai est suffisamment court pour qu'un une notification peut arriver après ce moment.

Où l'exécuter#

N'importe quoi avec un navigateur. Une tablette bon marché sur un support à la réception est la réponse habituelle, gardée éveillée et connectée. votre équipe est debout, ses propres téléphones fonctionnent mieux. Ajoutez-le à l'écran d'accueil pour recevoir des notifications - voir La boîte de réception.