QR-koder

Varje kod görs på en sida: QR-koder, nås från hotellets nav. Rum, utskrift och gästpass alla live även här.

De tre typerna av kod#

Hotelletomfattande — en kod för hela fastigheten. Gästen skannar den och skriver sitt rumsnummer innan skickar. Lägg den i receptionen, i hissen, vid poolen, i frukostrummet - var som helst en gäst kan stå när de behöver något och inte är i sitt rum.

Per rum — en kod per rum, skapad från din rumslista. Rummet kommer bifogas förfrågan, så gästen kan inte skriva fel nummer och behöver inte tänka på det. Det här är koden som hör hemma i rummet.

Per gäst — sidan kallar det en individuell kod. En tillfällig kod utfärdad till en gäst för en vistelse, som slutar fungera efter utcheckning.

Lägg till dina rum#

Rum finns så en förfrågan kommer redan med att veta var den kom ifrån.

Fältet tar en etikett per rad, eller ett intervall som 101-120. De flesta hotell går in med tre eller fyra linjer:

101-108
201-204
Penthouse
Annexe 1-6

En etikett kan vara upp till 64 tecken, så Garden Suite är lika giltig som 214. Använd exakt det som står på dörren — etiketten är vad din personal läser i inkorgen klockan två på morgonen. Upp till 500 rum kan läggas till samtidigt, och rum krävs inte alls: ett pensionat med tio rum kan köras enbart med koden för hela hotellet.

Ta bort ett rum#

Rummen är arkiverade, inte raderade:

Arkivera det här rummet? Dess kod kommer att sluta fungera.

Vilket är precis vad som händer, direkt. Ta ut kortet ur rummet samtidigt, annars skannar en gäst en död kod.

Skriv ut arket#

Utskriftsförhandsgranskningen sitter bredvid koden, och det du ser är det som kommer ut: ett enda A4-ark med ditt hotellnamn, dina kontaktuppgifter, koden och en kort instruktion på varje språk du har förberett. Skriv ut med din webbläsarens normala utskriftskommando — det finns inget PDF-exportsteg. Samma sida finns i receptionsportalen, så receptionen kan skriva ut igen utan din inloggning. Se Receptionsportalen.

Layoutalternativ. En sidkant för att klippa ned arket eller rama in det, och ett 2×2 rutnät eller 1×4 stack för språkblocken — rutnätet passar ett ark platt på ett skrivbord, stapeln en smal korthållare.

Språk måste förberedas först. Din gästsida översätts på begäran, men papper kan inte vara det, så arkets språk måste finnas i förväg. Lägg till dem i blocket Språk och översättning på samma sida. Välj språken dina gäster faktiskt anländer med — typen blir mindre för varje du lägger till.

Alla tjänster du markerat för det utskrivna arket visas här också, för det faktum att en gäst vill innan skanning — vanligtvis namnet på Wi-Fi-nätverket. Se Tjänster.

I praktiken: skriv ut en och lev med den i en dag innan du kör tvåhundra; testa varje kod med en telefon som har aldrig öppnat sidan; laminat eller användningskort; och ha ett extra set i receptionen, eftersom koder tas som souvenirer.

Gästpass#

Utfärda en individuell kod med ett rum och en utcheckningstid. Listan visar varje aktivt pass med till och dess datum. Ställ in utgången till den tid som gästen faktiskt lämnar, inte när städningen är klar.

Använd en där en permanent rumskod passar dåligt: lägenheter och villor utan reception, långtidsgäster eller en gäst som anländer innan deras rum är klart. Ett pass skrivs ut som ett välkomstpaket — koden tillsammans med dina hotelldetaljer.

Varje pass har en Återkalla-åtgärd:

Återkalla den här koden? Det kommer att sluta fungera.

Omedelbart, utan att ångra – utfärda ett nytt pass om du återkallar av misstag.

Ett pass är inte en identitet. HotelHelp känner inte till eller lagrar gästens namn. Se Gästsidan.

En tryckt kod är en nyckel#

Den tryckta koden upphör aldrig att gälla, och ett fotografi av koden är lika bra som koden: alla som har bilden kan skicka förfrågningar som om de var i det rummet. Det är kompromissen som tar bort gästinloggningen, så behandla en kod som ett nyckelkort, inte som en logotyp att lägga upp på sociala medier.

Regenererar#

Den hotellomfattande koden har en Regenerera QR-knapp bakom en bekräftelse:

Regenerering ger en ny kod och ogiltigförklarar varje hotellomfattande kod som du redan har skrivit ut. Omtryck och byt ut dem.

Läs det två gånger. Varje lobbyskylt, hisskort och laminerat ark slutar fungera så fort du bekräftar — inklusive de du har glömt bort. Återskapa när en kod har läckt någonstans offentligt, eller efter en ändring av

äganderätt. Aldrig som hushållning.

Det finns ingen regenereringsknapp för ett enkelrum. Arkivera rummet, lägg till det igen med samma etikett, skriv ut ny kod och byt ut kortet.

Var ska de placeras#

I rummet, i ögonhöjd från sängen eller skrivbordet — inte bakom dörren, inte på baksidan av en pärm. Kl reception, så en gäst som redan står där kan skicka en förfrågan istället för att köa. Där problemet uppstår — vid poolen, i gymmet, på parkeringen. Inte på ett fönster i direkt sol: koder bleknar.