QR-codes

Elke code wordt op één pagina gemaakt: QR-codes, bereikbaar vanuit de hotelhub. Kamers, printen en gastenpassen zijn allemaal live hier ook.

De drie soorten code#

Hotelbreed — één code voor het hele pand. De gast scant het en typt eerst zijn kamernummer in verzenden. Zet hem bij de receptie, in de lift, bij het zwembad, in de ontbijtzaal – overal waar een gast staat wanneer ze iets nodig hebben en niet op hun kamer zijn.

Per kamer — één code per kamer, aangemaakt op basis van uw kamerlijst. De kamer is gekoppeld aan het verzoek, dus de gast kan het verkeerde nummer typen en hoeft er niet over na te denken. Dit is de code die in de kamer hoort.

Per gast — de pagina noemt het een Individuele code. Een tijdelijke code die aan één gast wordt afgegeven voor één verblijf stopt met werken na het uitchecken.

Voeg je kamers toe#

Er zijn kamers aanwezig, zodat een verzoek al binnenkomt en weet waar het vandaan komt.

Het veld bevat één label per regel, of een bereik zoals 101-120. De meeste hotels hebben drie of vier lijnen:

101-108
201-204
Penthouse
Annexe 1-6

Een label kan maximaal 64 tekens lang zijn, dus Garden Suite is net zo geldig als 214. Gebruik precies wat er op de deur staat — het etiket is wat uw personeel om twee uur 's ochtends in de inbox leest. Er kunnen maximaal 500 kamers tegelijk worden toegevoegd kamers zijn helemaal niet nodig: een pension met tien kamers kan alleen op de hotelbrede code draaien.

Een kamer verwijderen#

Kamers worden gearchiveerd, niet verwijderd:

Deze kamer archiveren? De code werkt niet meer.

En dat is precies wat er onmiddellijk gebeurt. Haal tegelijkertijd de kaart uit de kamer, anders scant een gast een dode code.

Druk het blad af#

Het afdrukvoorbeeld staat naast de code en wat u ziet is wat er uitkomt: een enkel A4-blad met uw hotelnaam, uw contactgegevens, de code en een korte instructie in elke taal die u heeft voorbereid. Afdrukken met uw normale afdrukopdracht van de browser: er is geen PDF-exportstap. Dezelfde pagina bestaat dus in het balieportaal receptie kan opnieuw afdrukken zonder uw login. Zie Het receptieportaal.

Lay-outopties. Een paginarand om het vel in te korten of in te kaderen, en een 2×2 raster of 1×4 stapel voor de taalblokken: het raster past op een blad dat plat op een bureau ligt, de stapel op een smalle kaarthouder.

Talen moeten eerst worden voorbereid. Uw gastpagina wordt op aanvraag vertaald, maar papier kan dat niet zijn, dus de de talen van het blad moeten vooraf bestaan. Voeg ze toe in het blok Talen en vertaling op dezelfde pagina. Kies de talen waarmee uw gasten daadwerkelijk arriveren: het type wordt kleiner met elke taal die u toevoegt.

Elke service die u voor het afgedrukte vel hebt gemarkeerd, verschijnt hier ook, omdat een gast voordat wil scannen — meestal de Wi-Fi-netwerknaam. Zie Diensten.

In de praktijk: print er één en leef er een dag mee voordat je er tweehonderd uitvoert; test elke code met een telefoon die heeft de pagina nooit geopend; lamineren of gebruik kaart; en bewaar een reserveset bij de receptie, want codes worden aangenomen souvenirs.

Gastenpassen#

Geef een Individuele Code uit met een kamer en een uitchecktijd. De lijst toont elke actieve pas met tot en zijn datum. Stel de vervaldatum in op het tijdstip waarop de gast daadwerkelijk vertrekt, niet op het moment dat de schoonmaak klaar is.

Gebruik er een waar een permanente kamercode slecht past: appartementen en villa's zonder receptie, gasten die lang verblijven of een gasten arriveren voordat hun kamer klaar is. Een pas wordt afgedrukt als welkomstpakket: de code naast uw hotelgegevens.

Elke pas heeft een actie Intrekken:

Deze code intrekken? Het zal stoppen met werken.

Onmiddellijk, zonder ongedaan te maken: geef een nieuwe pas af als u per ongeluk intrekt.

Een pas is geen identiteit. HotelHelp kent of bewaart de naam van de gast niet. Zie De gastpagina.

Een afgedrukte code is een sleutel#

De afgedrukte code verloopt nooit, en een foto van de code is even goed als de code: iedereen met de afbeelding kan verzoeken verzenden alsof hij in die kamer is. Dat is de ruil waardoor een gastlogin niet nodig is, dus behandel een code als een sleutelkaart, niet als een logo om op sociale media te plaatsen.

Regenereren#

De hotelbrede code heeft een knop Regenereer QR achter een bevestiging:

Door het regenereren wordt een nieuwe code gegenereerd en wordt elke hotelbrede code die u al hebt afgedrukt ongeldig. Herdruk en vervang ze.

Lees dat twee keer. Elk lobbybord, liftkaart en gelamineerd laken werkt niet meer zodra u bevestigt, inclusief degenen die je bent vergeten. Genereer opnieuw wanneer een code ergens openbaar is gelekt, of na een wijziging ervan eigendom. Nooit als huishouding.

Er is geen regenereerknop voor een enkele kamer. Archiveer de kamer, voeg deze opnieuw toe met hetzelfde label, print de nieuwe code en vervang de kaart.

Waar ze te plaatsen#

In de kamer, op ooghoogte van het bed of bureau – niet achter de deur, niet op de achterkant van een map. Bij receptie, zodat een gast die daar al staat een verzoek kan sturen in plaats van in de rij te staan. Waar het probleem zich voordoet — bij het zwembad, in de sportschool, op de parkeerplaats. Niet op een raam in direct zonlicht: codes vervagen.